Gestión de inventario de WooCommerce: cómo hacerlo bien

La gestión de inventario es una de las partes más importantes de la gestión de una empresa. Pero muchos nuevos propietarios de tiendas subestiman la importancia de las buenas herramientas de gestión de inventario de WooCommerce.

Una buena plataforma de comercio electrónico facilitará el seguimiento y la actualización del inventario en su sitio web, la integración con herramientas de administración externas y ofrecerá aún más extensiones para adaptarse a su situación comercial única.

¿WooCommerce está a la altura? Echemos un vistazo a las herramientas que ofrece.

¿QUÉ ES WOOCOMMERCE?

WooCommerce.
WooCommerce.

Si bien es posible diseñar un sitio web y una tienda en línea usted mismo , hay muchas herramientas disponibles para simplificar el proceso y hacerlo más accesible. Shopify y BigCommerce son ejemplos de los que quizás haya oído hablar.

WooCommerce no es un CMS de comercio electrónico independiente como estos, sino una extensión para WordPress, y es, con mucho, la extensión de comercio electrónico de WordPress más popular. Aunque es una extensión para una plataforma más grande, WooCommerce puede ser tan poderoso como herramientas completas como Shopify.

Es conocido por su facilidad de aprendizaje y cientos de extensiones para ampliar su funcionalidad. Además de eso, tanto WooCommerce como WordPress son gratuitos. Aunque todavía tiene que lidiar con cosas como los costos de alojamiento y las extensiones pagas, el precio total y la barrera de entrada son mucho más bajos.

¿CÓMO FUNCIONA LA GESTION DE INVENTARIO DE WOOCOMMERCE?

WooCommerce viene con la capacidad incorporada de rastrear su inventario y existencias. Estas herramientas no son las más poderosas ni las más adecuadas para situaciones de nicho, pero se pueden ampliar fácilmente con extensiones gratuitas y de pago, y lo que hay es suficiente para la mayoría de las tiendas promedio.

El inventario se rastrea a nivel de producto. El stock disminuye automáticamente cuando los clientes realizan pedidos y, de manera similar, WooCommerce tiene herramientas útiles para rastrear los pedidos de los clientes y el estado del envío.

El seguimiento de su inventario, pedidos y envíos está integrado con informes y estadísticas de inventario detallados. Con esto, puede evitar pedidos excesivos, saber cuándo necesita comprar existencias adicionales y averiguar qué productos están funcionando mejor.

En general, las herramientas de WooCommerce son un componente básico para crecer con extensiones. Por ejemplo, puede obtener extensiones para integrar su software de administración de inventario favorito para actualizar el inventario automáticamente o administrar el seguimiento de materias primas. WooCommerce en sí mismo tiene los conceptos básicos que todos necesitan para comenzar.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE WOOCOMMERCE

Antes de analizar en profundidad lo que WooCommerce puede hacer, repasemos los pros y los contras de su sistema de gestión de inventario.

Beneficios de la gestión de inventario de WooCommerce:

  • Gratis y disponible en una plataforma de bajo costo.
  • Accesible para las pequeñas empresas pero lo suficientemente potente para las grandes.
  • Herramientas de gestión de inventario decentes, aunque simples.
  • Administre el inventario globalmente o por producto.

Contras de la gestión de inventario de WooCommerce:

  • No se pueden rastrear las materias primas.
  • Solo puede realizar un seguimiento del inventario en su conjunto, no por ubicación o proveedor.
  • No hay una automatización de seguimiento de inventario incorporada (tiene que cambiar manualmente los productos cada vez que aumenta su inventario).
  • Debe extenderse con extensiones. Esto puede generar costos de inicio ocultos en forma de extensiones pagas.

WooCommerce en sí mismo es una herramienta bastante simple, y sus herramientas de gestión de inventario integradas no son adecuadas para grandes empresas. Sin embargo, su verdadero poder radica en la gama de complementos disponibles para agregar toda la funcionalidad que puedas imaginar.

Mencionaremos algunas extensiones útiles de WooCommerce para impulsar la gestión de inventario, pero primero, veamos cómo administrar las herramientas que proporciona.

¿CÓMO CONFIGURAR EL INVENTARIO DE WOOCOMMERCE?

Primero, debe asegurarse de que las opciones de seguimiento de acciones estén habilitadas en el panel de control de WordPress. Debería ver un nuevo menú de WooCommerce en su barra lateral una vez que haya instalado WooCommerce . Coloca el cursor sobre él y haz clic en Configuración .

En la parte superior de la página de configuración hay varias pestañas. Haga clic en el que está etiquetado como Productos , luego en el pequeño enlace de Inventario justo debajo de esas pestañas.

Ahora asegúrese de que la casilla Habilitar administración de inventario  esté marcada. Esto permitirá que WooCommerce reste automáticamente el stock y cambie el estado del stock si se agota. Si desea administrar esto manualmente, déjelo sin marcar.

Configuración de inventario de WooCommerce
Configuración de inventario de WooCommerce

Hay varias configuraciones que querrás ver.

  • Retener existencias : esto cambia cuánto tiempo se retendrán las existencias para pedidos no pagados antes de que se cancelen.
  • Notificaciones : esta opción permite enviar un correo electrónico a los destinatarios de destino cuando se agota el stock de un producto. También puede cambiar los umbrales de existencias bajas y agotadas.
  • Visibilidad de artículos agotados  : esta opción le permite ocultar productos de su tienda si están agotados.
  • Formato de visualización de existencias : puede mostrar a los compradores la cantidad exacta de existencias que quedan, activarlo solo cuando se alcanza el umbral de existencias bajo o apagar la visualización de existencias por completo.

También hay configuraciones de stock de productos individuales con las que querrá familiarizarse si alguna vez desea editar stock por stock. Vaya a Productos > Todos los productos y haga clic en Editar producto. Desplácese hacia abajo hasta el cuadro de datos del producto y haga clic en Inventario .

Configuración de gestión de inventario en WooCommerce
Configuración de gestión de inventario en WooCommerce

Si desea administrar la configuración de existencias individuales, deberá marcar la casilla Habilitar la gestión de existencias a nivel de producto Esto es lo que significa cada una de estas configuraciones:

  • SKU : establezca un número de SKU de producto  .
  • Cantidad en stock: stock establecido manualmente.
  • Permitir pedidos pendientes  : permite a los clientes pedir productos cuando están agotados.
  • Umbral de existencias bajas : Específicamente, cambie el Umbral de existencias bajas establecido en la pantalla Configuración global para este producto.
  • Vender individualmente : permitir que los clientes compren solo un producto a la vez.
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Cómo mantener el inventario actualizado

WooCommerce deducirá automáticamente el inventario de sus productos cuando los venda al habilitar la configuración correcta.

Puede hacerlo habilitando la opción Habilitar administración de inventario en WooCommerce > Configuración > Producto > Inventario . Luego, para cada producto, puede habilitar la opción Habilitar la gestión de existencias a nivel de producto en las páginas de edición de productos  y establecer el nivel de existencias.

Habilite la gestión de inventario a nivel de producto en WooCommerce.
Habilite la gestión de inventario a nivel de producto en WooCommerce.

WooCommerce deducirá de esta cifra cada vez que realice una venta, y también establecerá automáticamente sus productos en stock bajo o agotado, según corresponda.

Desafortunadamente, tendrá que pasar por esto y actualizar manualmente los números cada vez que reciba un envío. WooCommerce solo puede incrementar el inventario hacia abajo, no hacia arriba.

Esto se puede arreglar fácilmente con módulos, pero la herramienta base no tiene esta característica.

Cómo administrar el estado del stock

¿Qué pasa con el cambio de estado de stock? Hay dos formas de hacer esto: globalmente y por producto.

En la página WooCommerce > Configuración > Producto > Inventario , puede establecer el umbral de stock bajo y agotado, cambiar si los artículos agotados aparecen en la tienda y cómo se muestra el estado del stock en su tienda.

En la pantalla de edición de cualquier producto , puede establecer un límite mínimo de existencias individual y actualizarse si hay existencias. WooCommerce se encargará de esto si marcó la configuración Habilitar administración de inventario a nivel de producto .

Si no ha habilitado la configuración global Habilitar gestión de inventario , solo podrá actualizar si los productos están en stock o agotados, y WooCommerce no lo hará automáticamente.

También puede cambiar el estado del stock de variaciones para productos variables. Una vez que haya configurado las variaciones , puede acceder a cada una de ellas en la pestaña Variaciones para cambiar el número de stock, el estado y el umbral bajo de stock.

Configuración de preferencias de cambio de stock.
Configuración de preferencias de cambio de stock.

OTRAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE INVENTARIO DE WOOCOMMERCE

Aquí hay algunas otras herramientas de gestión de inventario necesarias que ofrece WooCommerce:

Manejo de grupo

La activación manual de la gestión de existencias de productos o la actualización del estado de existencias puede llevar una eternidad, pero hay funciones de edición masiva integradas.

En la página Productos > Todos los productos , haga clic en las casillas de verificación para seleccionar varios productos o haga clic en el cuadro superior para elegirlos todos. Cambie el menú desplegable Acciones masivas  a Editar y haga clic en Aplicar .

Gestión de productos a granel en WooCommerce.
Gestión de productos a granel en WooCommerce.

En el menú de edición masiva que aparece, puede hacer clic en la lista desplegable para ¿Administrar stock? y cámbialo a  , y ahora todos tus productos tendrán habilitada la gestión de stock individual.

Una vez habilitada, puede cambiar la configuración de Stock Qty , cambiándola a un número exacto o incrementándola o disminuyéndola en cierta cantidad.

Gestión agrupada de cantidades de stock.
Gestión agrupada de cantidades de stock.

Umbral de stock bajo

Puede establecer el umbral de existencias bajas en dos lugares:

En WooCommerce > Configuración > Producto > Inventario puedes editarlo globalmente. También puede definir si los números de existencias se muestran a los clientes cuando las existencias son bajas y quién recibe un correo electrónico cuando un producto alcanza ese umbral.

Selección de su umbral de stock bajo.
Selección de su umbral de stock bajo.

En función de un producto individual, puede ir a su pantalla de edición y desplazarse hacia abajo hasta la pestaña Inventario . Asegúrese de que Administrar inventario esté marcado, luego cambie el Umbral de inventario bajo .

Vendido Individualmente

Si desea vender solo un producto a la vez, vaya a la pantalla Inventario de la página Editar de un producto . Habilite la casilla de verificación Vender individualmente . Para ello no es necesario activar la gestión de stocks a nivel de producto.

Se agregó la configuración de venta individual.
Se agregó la configuración de venta individual.

También puede habilitar esta configuración a través de la edición masiva.

¿CÓMO VER LOS INFORMES DE ESTADO DEL INVENTARIO?

WooCommerce incluye toneladas de análisis e informes, y estos se pueden usar para controlar mejor su inventario.

Busque la página Estadísticas > Stock , que proporciona una descripción general del número de unidades y el estado del stock. Haga clic en Producto/Variante, SKU, Condición o Existencias para ordenar por esos valores y haga clic nuevamente para invertir el orden.

Visualización de informes de estado de existencias en WooCommerce.

Puede usar el menú Ver para restringirlo a solo productos de un determinado estado de stock. Por ejemplo, puede ver instantáneamente qué productos están agotados o pedidos.

ELIJA UN TIPO DE PRODUCTO

WooCommerce viene con cuatro tipos de productos predeterminados .

  • Productos simples : exactamente como sugiere el nombre, el tipo de producto más básico disponible en WooCommerce. Este es un producto individual que se puede enviar sin variaciones ni agrupaciones únicas.
  • Productos variables : funcionan de manera similar a los productos individuales, pero contienen diferentes variaciones, como el color o el tamaño. Cada una de estas variaciones es esencialmente su producto con su número de stock y SKU, pero todo está agrupado bajo un producto principal.
  • Productos empaquetados : estos son productos de cualquier otro tipo que se venden en un paquete o colección. Este paquete se compone de productos que se pueden comprar individualmente, por lo que si no tiene existencias, el paquete ya no está disponible; por eso es esencial realizar un seguimiento de cosas como esta con las herramientas que ofrece WooCommerce. Esto también es distinto de las ventas adicionales y cruzadas .
  • Productos externos/afiliados : estos son productos que no son de su propiedad en su totalidad; usted recibe una comisión por estos productos y parte de la venta va a otra persona. También se suelen vender en un sitio web en particular.

También hay productos descargables que eliminan el aspecto de envío y venden artículos virtuales en su tienda. Probablemente no tenga que preocuparse por el seguimiento del inventario para este tipo de producto.

LOS 16 MEJORES COMPLEMENTOS DE GESTIÓN DE INVENTARIO DE WOOCOMMERCE PARA 2022

Sabes cómo navegar por la configuración de stock de WooCommerce; ¿Qué tal hacer que funcione para su configuración comercial única? Estas 16 extensiones, tanto gratuitas como de pago, ofrecen capas adicionales de funcionalidad para aprovechar lo que WooCommerce tiene para ofrecer.

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¿Quieres gestionar el inventario en tu tienda física? ¿Hace un seguimiento de las materias primas o el inventario en ubicaciones específicas? ¿O revisar completamente el sistema? Echa un vistazo a estas extensiones.

Gestión de inventario ATUM

Gestión de inventario ATUM.
Gestión de inventario ATUM.

ATUM es un siguiente nivel para las capacidades de gestión de inventario de WooCommerce. Tiene todas las funciones avanzadas de seguimiento de inventario que necesitará, y es gratis. No hay funciones bloqueadas detrás de los planes mensuales pagados.

Sin embargo, algunos módulos premium permiten la exportación automatizada, el seguimiento de inventario de múltiples ubicaciones o múltiples proveedores y la gestión de listas de materiales.

Si sabe que necesitará herramientas más potentes que las que ofrece WooCommerce de forma predeterminada, eche un vistazo a ATUM.

Gestión de inventario de ubicaciones múltiples

Gestión de inventario de ubicaciones múltiples.
Gestión de inventario de ubicaciones múltiples.

WooCommerce tiene algunas herramientas de venta global/en múltiples ubicaciones, pero es bastante deficiente cuando se trata de administrar el inventario en múltiples ubicaciones. Esta extensión  resolverá este problema y brindará un control más preciso sobre el envío y los pedidos a ubicaciones específicas.

¿Necesita una alternativa gratuita? Echa un vistazo a las ubicaciones de stock para WooCommerce .

Katana

Katana.
Katana.

Katana es una poderosa herramienta diseñada para brindarle un control completo sobre su inventario.

Si bien se puede usar con cualquier negocio o plataforma, tiene su extensión WooCommerce que se sincroniza con su tienda de WordPress para mantener el inventario actualizado y rastrear materias primas y productos estándar.

También viene con cientos de integraciones con otras herramientas comerciales y una API para hacer tus propias integraciones personalizadas. Y, por supuesto, obtiene acceso a todas las funciones habituales de gestión de inventario de Katana.

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Reductor de existencias del carrito de WooCommerce

Reductor de existencias del carrito de WooCommerce.
Reductor de existencias del carrito de WooCommerce.

WooCommerce no reduce la cantidad en stock de un artículo hasta que un cliente lo compra. Sin embargo, es posible que desee que se reduzca temporalmente cuando alguien pone un artículo en su carrito y eventualmente caducará si no realiza la compra. Esta pequeña extensión está diseñada para resolver este problema específico.

Producto Importación Exportación

Exportación de importación de productos para WooCommerce.
Exportación de importación de productos para WooCommerce.

Con esta extensión , puede importar y exportar archivos CSV no solo para sus productos, sino también para sus imágenes, reseñas de clientes o varios atributos y etiquetas. El único inconveniente es que la versión gratuita no admite productos variables.

Stock de atributos de WooCommerce

Stock de atributos de WooCommerce.
Stock de atributos de WooCommerce.

La extensión Attribute Stock da más poder a las capacidades de seguimiento de stock de WooCommerce. Si encuentra que el valor predeterminado no es compatible con su caso de uso particular, aquí hay una extensión que probablemente solucionará el problema. Le permite realizar un seguimiento de los atributos y compartir existencias en varios productos.

Un buen ejemplo es una tienda que vende collares; con esta extensión puede realizar un seguimiento del número de cadenas y colgantes disponibles por separado. Entonces, si no tiene stock de una cierta longitud de cadena, estará agotado para todos sus collares.

Gestión de inventario StockUpp

Gestión de inventario StockUpp.
Gestión de inventario StockUpp.

Si desea algo como un ERP de gestión de inventario pero a una escala un poco más pequeña, pruebe StockUpp . Tiene características valiosas como una gestión de inventario más completa, proveedores y seguimiento de lotes, pero no es costosa ni difícil de usar.

Administrador inteligente para WooCommerce

Administrador inteligente para WooCommerce.
Administrador inteligente para WooCommerce.

Esta extensión es beneficiosa no solo para la gestión de inventario sino también para toda su tienda. Puede administrar todos sus productos e inventario desde una pantalla similar a Excel con un menú de edición masiva más eficiente. Definitivamente te ahorrará mucho tiempo.

Integración para WooCommerce y Zoho CRM

Integración para WooCommerce y Zoho CRM.
Integración para WooCommerce y Zoho CRM.

Zoho es un conjunto de varias herramientas comerciales, desde Zoho CRM hasta Zoho Inventory, y a través de esta extensión , puede integrar todas sus funciones con WooCommerce. Con un poco de configuración, todo estará completamente sincronizado y automatizado.

Administrador de inventario para WooCommerce

Gestor de stock de WooCommerce.
Gestor de stock de WooCommerce.

Si desea administrar todas sus existencias desde una pantalla, ordenarlas, editarlas y exportarlas, pruebe la extensión Stock Manager . Es gratis y no viene con funciones premium, así que lo que ves es lo que obtienes.

Conector de libros rápidos de WooCommerce

Conector de libros rápidos de WooCommerce.
Conector de libros rápidos de WooCommerce.

El software de contabilidad Quickbooks es una opción popular entre las empresas, por lo que la integración con WooCommerce es beneficiosa. Con él, todo está sincronizado entre las dos plataformas en ambas direcciones. También es compatible con una variedad de otras extensiones de gestión de inventario.

Sincronización de existencias para WooCommerce

Sincronización de stock para WooCommerce.
Sincronización de stock para WooCommerce.

Si realiza un seguimiento de su inventario utilizando un archivo CSV externo proporcionado por su proveedor, esta es la solución perfecta . Sincronizará su stock, por lo que no tendrá que actualizarlo manualmente cada vez que reciba un envío.

Notificaciones avanzadas

Notificaciones avanzadas
Notificaciones avanzadas.

Aunque WooCommerce tiene un sistema básico de notificación del estado del stock, no es suficiente para muchas tiendas. Las notificaciones avanzadas le brindan más control sobre el proceso, lo que le permite enviar correos electrónicos a terceros y personalizar de qué productos reciben notificaciones.

Stock central para WooCommerce

Stock central para WooCommerce.
Stock central para WooCommerce.

La configuración de varias tiendas que utilizan el inventario del mismo almacén presenta muchos desafíos, pero la extensión Central Stock hace que las cosas sean más manejables. Ahora puede sincronizar acciones entre múltiples sitios web en la misma red.

WooPOS

WooPOS.
WooPOS.

Si tiene una tienda física y una tienda en línea, sincronizar el inventario puede resultar complicado. WooPOS es un sistema de punto de venta, un CRM y una poderosa herramienta de gestión de inventario. Está todo ahí y funciona en múltiples tiendas físicas y digitales.

Editor de tablas masivas para WooCommerce

Editor de tablas masivas para WooCommerce.
Editor de tablas masivas para WooCommerce.

Cuando su tienda se vuelve realmente grande con cientos o miles de productos, un buen editor empaquetado es una de las mejores inversiones. Con esta extensión, gestionar tu stock y tus SKUs ya no será un problema.

RESUMEN

WooCommerce puede parecer una herramienta simple a primera vista, pero hay miles de módulos que la hacen mucho más poderosa de lo que podrías esperar.

Incluso sin extensiones, WooCommerce tiene todas las herramientas esenciales de administración de inventario que necesitará para comenzar. Y con los complementos, puedes hacer casi cualquier cosa. Si bien algunas de estas extensiones adicionales pueden costar dinero, WooCommerce en sí es gratuito, a diferencia de los CMS de comercio electrónico similares.

En comparación con herramientas similares como Shopify, es posible que WooCommerce no tenga una gestión de inventario tan poderosa desde el principio. Sin embargo, con unos pocos módulos estará bien encaminado para configurar un sistema fácil, automatizado y eficiente.

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